Банк "Открытие" успешно автоматизировал процессы планирования бюджета и закупок при помощи продуктов "1С:Предприятие 8" и компании "АйТи Капитал"

Основная задача проекта – оптимизация бизнес-процессов и сокращение трудозатрат на регистрацию и согласование документов по операциям управленческого учета и закупочной деятельности банка.

В новой системе управление расходами является единым процессом. На каждом этапе согласования хозяйственной операции ответственному лицу доступна вся информация по обязательствам - сроки, плановая дата поставки, суммы, бюджетное распределение, протоколы тендерных решений, закупочная документация, листы согласования, графики оплат и многое другое. Реализация единого процесса в рамках автоматизированной системы существенно сокращает время принятия решения при согласовании, что в свою очередь значительно ускоряет ключевые бизнес-процессы банка.

В ходе проекта были автоматизированы следующие процессы:

Бюджетное планирование (от первичной потребности, по действующим обязательствам, от достигнутого, расчет плановой амортизации и НДС); Автоматическое формирование различных версий плановой сметы расходов на предстоящий бюджетный период; Автоматизированные процедуры лотирования первичных потребностей для последующего формирования плана закупок; Автоматическое формирование плана-закупок в произвольном формате и в формате, регламентируемом 223-ФЗ; Контрольные и регламентные банковские процедуры; Интеграция с АБС системой банка (ЦФТ); Интеграция с CRM системой банка (Siebel Collection).

Новая система построена на программном продукте "1С:Учет и Управление деятельностью банка" на платформе "1С:Предприятие 8".

Автоматизировано 600 рабочих мест в головном офисе и всей филиальной сети банка.

Функциональность системы позволяет автоматизировать сквозной поток расходов с момента возникновения плановой первичной потребности до заключения договора и оприходования товаров работ услуг.

Результаты реализации проекта:

на 20% оптимизированы трудозатраты за счет внедрения централизованного решения в двух операционных центрах и головном офисе банка; ежедневные операции осуществляют порядка 600 сотрудников; система позволяет поддерживать процесс управления расходами в круглосуточном режиме; существенно оптимизированы сроки прохождения документов; организовано оперативное оформление и согласование десятков тысяч заявок на включение в бюджет по каждой из которых настроены свои шаблоны маршрутов согласования, в которых в свою очередь участвуют "экспертные" подразделения банка; сокращены трудозатраты финансового департамента на обработку заявок на включение в бюджет, основная нагрузка по вводу первичных данных распределена теперь по потребляющим подразделениям банка. Механизм маршрутизации позволяет управлять ежедневной обработкой тысяч документов сотнями пользователей. Система маршрутизации не позволяет пользователю сделать неверные действия в системе, контролирует корректность заполнения полей, выполняет только необходимые на данном этапе записи в учетные регистры.

Ближайший этап проекта – запуск подсистемы Бюджетного контроля и Исполнения плана закупок. Это позволит обеспечить контроль целевого использования денежных средств во всех подразделениях банка, а также существенно сократит трудозатраты на подготовку закупочной документации и взаимодействие с электронными торговыми площадками.

В 2019 году запланированы работы по развитию подсистем :

Бюджетного планирования – в результате "пилотного" запуска подсистемы со стороны банка сформулированы дополнительные требования к подсистеме, реализация которых позволит сделать процесс планирование еще более гибким и оперативным; Механизмов автоматизированной аллокации расходов по подразделениям – позволит избавить финансовые службы банка от рутиной ручной работы, что в свою очередь скажется на сокращении трудозатрат подготовки управленческой отчетности.

На базе новой системы в 2019 году для повышения эффективности документационного обеспечения запланированы мероприятия и разработана соответствующая концепция по переходу на электронный документооборот с контрагентами. Это позволит:

оптимизировать сроки прохождения документов; уменьшить сроки закрытия дебиторской задолженности; уменьшить резервы на возможные потери по хозяйственной операции; снижение риска потери документов при пересылке; уменьшение расходов на почтовые расходы.

"Реализация единого информационного пространства по закупкам, договорам и оплатам в связке с бюджетом в новой системе сделало процессы планирования и контроля банков группы более прозрачными. Виден весь путь оплаты от заявки на бюджет до закрытия дебиторской задолженности. Благодаря новой системе удалось оптимизировать бизнес-процессы, снизить трудозатраты многих подразделений и сократить сроки прохождения заявок", - прокомментировала вице–президент, начальник управления бюджетного планирования и контроля банка "Открытие" Мария Лысенко.

Банк "Открытие" — универсальный банк с диверсифицированной структурой бизнеса, входит в список системно значимых кредитных организаций, утвержденный Центральным Банком Российской Федерации. Банк "Открытие" входит в топ-10 крупнейших банков России и является системно значимым банком. По состоянию на конец 2018 года число банкоматов составляет 6 000 единиц. Региональная сеть банков насчитывает свыше 900 офисов в 70 экономически значимых регионах страны.

Компания "АйТи Капитал" - ведущий поставщик решений для банков и НФО на платформе "1С:Предприятие 8". Компания оказывает финансовым организациям услуги по автоматизации и консалтингу в части учета и отчетности, XBRL, расчета зарплаты и управления кадрами, бюджетирования и финансового контроля, управления документооборотом, казначейством, закупками и других приоритетных направлений деятельности. "АйТи Капитал" — разработчик тиражных решений совместно с Фирмой "1С" для банков и некредитных финансовых организаций.

Источник: Компания "АйТи Капитал"